Aan de slag met een fietsplan

Een fiets van de zaak

De leasefiets is interessant voor werkgevers die hun werknemers willen laten fietsen voor een klein bedrag per maand. De werkgever blijft eigenaar en verzorgt reparaties en onderhoud. Werknemer betaalt 7% bijtelling en eventueel een leasebedrag. Bij een fiets van de zaak heeft de werknemer geen recht op de kilometervergoeding. Kan de werknemer niet met de fiets, bijvoorbeeld door slecht weer? Dan zou de werkgever de ov- of autorit kunnen vergoeden. Werknemer moet dan wel kunnen aantonen dat er op dat moment anders is gereisd. Dat vraagt om een administratiesysteem waarin de ritten goed bijgehouden kunnen worden.

Benoem in een fietsplan:

• Welke fiets wordt er ter beschikking gesteld en voor hoelang?
• Licht toe hoe de fiets gebruikt mag worden, voor woon-werk en privé?
• Benoem de fiscale en financiële verplichtingen van werkgever en werknemer
• Benoem hoe werknemer dit maandelijks terugziet op de loonstrook.

• Geef aan of de werknemer de fiets na gebruik mag overkopen of dat de fiets teruggaat naar werkgever of leverancier.
• Benoem of werknemer nog recht heeft op de reiskostenvergoeding bij keuze ander vervoer en hoe hij dit registreert

Een fiets vergoeden of verstrekken?

Bij het vergoeden of verstrekken van een fiets is de medewerker eigenaar. Verstrekt de werkgever een fiets? Dan verzorgt hij de aankoop. Onder vergoeden wordt verstaan ‘een bedrag vrijgeven voor een fiets die medewerker zelf koopt’. De werkgever kan (een deel van) de kosten verrekenen of vergoeden met het brutoloon of onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR. 

Vergoeden of verstrekken is interessant wanneer de werkgever meer vrijheid wil om een fietsplan in te richten en administratieve lasten wil besparen. De werkgever mag de kilometervergoeding uitkeren. De medewerker is verantwoordelijk voor onderhoud en verzekering. Werknemer profiteert van fiscaal voordeel wanneer de kosten worden verrekend met het brutoloon.

Neem in een fietsplan op:

• Welke vergoeding je aanbiedt voor welk product
• Hoe de vergoeding of verstrekking wordt verrekend
• Benoem wat de gevolgen zijn voor het inkomen, de 13e maand en eventueel verlof
• Houd rekening met voorwaarden zoals het wettelijk minimumloon en de CAO.

Bijdrage werknemer

Bij vergoeden en verstrekken kan de werknemer bijdragen via het brutoloon. Vraag je om een bijdrage? Dan is het belangrijk om de volgende zaken te benoemen in het fietsplan:

• Afspraken over de tijdelijke verlaging van het brutoloon, de periode en het bedrag
• De fiscale gevolgen voor het inkomen, uitkeringen en toeslagen
• De gevolgen wanneer de werknemer uit dienst treedt

De werkgever kan een renteloze lening aanbieden. Dat kan bijvoorbeeld via de onbelaste reiskostenvergoeding. Wil je deze lening verstrekken? Neem in je beleid een verklaring van een personeelslening op.

Maak fietsen nóg aantrekkelijker

Je hebt alle stappen gevolgd en het fietsplan staat. Tijd om collega’s enthousiast te maken!

• Zorg ervoor dat fietsen niet als een nadeel wordt gezien ten opzichte van de auto.
• Geef medewerkers de optie om te kiezen voor een passende fiets.
• Combineer OV-opties en deelfietsen voor medewerkers die verder weg wonen.
• Zorg voor een veilige fietsenstalling met genoeg ruimte, overdekking en stopcontacten voor e-bike gebruikers.
• Ontzorg door onderhoud en reparaties op je te nemen.
• Beloon op een manier die past bij jouw organisatie. Dat kan met een vergoeding, spaarprogramma of spelelement.
• Kijk ook eens naar fietsapps die medewerkers motiveren zoals ikfiets.nl.